Vom Konzept bis zum Go-Live

Eine zukunftssichere IT-Infrastruktur für die Wohnungsbau- und Wohnungsverwaltungsgesellschaft Heidenau mbH

Eine anstehende Veränderung auf IT-infrastruktureller Seite oder ein System- bzw. Hardwarewechsel sind häufig eine gute Gelegenheit, die grundlegenden Prozesse und Strukturen aufzubrechen, um sich nachhaltiger für die Zukunft zu wappnen.

Unser Projekt mit der Wohnungsbau- und Wohnungsverwaltungsgesellschaft Heidenau mbH inkl. ihrer wohnungswirtschaftlichen Tochterunternehmen ist ein Paradebeispiel dafür. Nachdem der Auftrag Ende März erteilt worden war, erfolgte der Go-Live in den axilaris Rechenzentren bereits weniger als drei Monate später. Das Projekt wurde in kürzester Zeit erfolgreich realisiert und die geschäftskritischen Anwendungen in Zusammenarbeit mit den Softwaredienstleistern in die neue IT-Infrastruktur migriert.

Wir erklären Ihnen, wie das Projekt im Detail verlief.

Die Ausgangssituation

Die WVH ist als kommunales Wohnungsunternehmen im Raum Heidenau tätig und verwaltet rund 3.000 Wohneinheiten inklusive Services, wie Grünflächenpflege oder Hausmeister- und Reinigungsaufgaben. Ein Tätigkeitsfeld, das in dieser Größenordnung nur durch eine funktionierende und effiziente IT gestützt und bewältigt werden kann.

Bis dato wurde die IT-Infrastruktur mit eigenen Servern vor Ort betrieben und von einem lokal ansässigen Systemhaus betreut.

Doch die Herausforderungen für einen reibungslosen IT-Betrieb der WVH mehrten sich:

 

  • Die IT-Infrastruktur musste im Zuge der angestrebten digitalen Transformation der WVH modernisiert werden.

  • Die Betriebssysteme näherten sich dem Ende des Produktlebenszyklus' – problematisch, denn die Hersteller der Betriebssysteme stellen ab diesem Moment die Versorgung mit dringend notwendigen Sicherheitsupdates ein.

  • IT-Sicherheit- und Datensicherungskonzepte entsprachen nicht mehr den neuesten Standards und Anforderungen.

 

  • Die veraltete Hardware erforderte dringend eine Ablösung, denn mit zunehmendem Alter der Server gingen nicht nur lange Ladezeiten einher, auch ein Ausfall der Systeme (oder einzelner Komponenten) wurde sukzessive wahrscheinlicher.

  • Obendrein waren auch keine Wartungsverträge an die Hardware geknüpft, was bei Ausfällen den Geschäftsbetrieb für einen längeren Zeitraum unterbrechen und zu Datenverlust hätte führen können.

Der optimale Zeitpunkt zur Neugestaltung

Zusätzlich zu den Herausforderungen im laufenden IT-Betrieb stand der WVH auch noch der Umzug an einen neuen Geschäftsstandort bevor. Der optimale Zeitpunkt also, um das bestehende IT-Betriebsmodell grundlegend zu hinterfragen.

In diesem Spannungsfeld der Herausforderungen ergab sich die perfekte Chance zur Neugestaltung. Die Möglichkeit, schlichtweg neue Hardware anzuschaffen, hätte zwar kurzfristig Linderung verschafft. In diesem Fall wäre der finanzielle Invest aber signifikant und ohne nachhaltigen Effekt gewesen.

Die Vision: Eine zukunftsorientierte IT-Infrastruktur, die nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch flexibel genug ist, um den stetigen Veränderungen in der digitalen Landschaft sowie der eigenen Geschäftswelt standzuhalten.

 

Positiv hervorzuheben ist die Awareness auf Seiten von WVH für das Thema IT-Sicherheit. Der Schutz vor Cyberkriminalität sollte eine zentrale Rolle in jedem IT-Konzept spielen, um sich gegen Angriffe zu rüsten. Leider hat auch im Jahr 2023 die Bedrohung durch erfolgreiche Angriffe, wie bspw. den auf über 70 Kommunen in NRW, neue Maßstäbe gesetzt. Angesichts dieser wachsenden Gefahr ist es entscheidend, dass Unternehmen und Organisationen ihre Awareness kontinuierlich schärfen und sich proaktiv gegen potenzielle Cyberbedrohungen wappnen.

 

Oliver Hintzsche Head of IT-Sicherheit | axilaris GmbH

Ein individuell gestaltetes IT-Konzept aus der Cloud

Nach intensiven Anbietervergleichen – sowohl preislich als auch inhaltlich – entschied sich die WVH für das individuell auf sie zugeschnittene IT-Infrastruktur-Konzept von axilaris, inkl. der IT-Auslagerung in die axilaris Rechenzentren.

In enger Abstimmung und intensiver Betrachtung der Bedürfnisse auf Kundenseite wurde die Migration der IT sorgfältig geplant und durchgeführt. Am neuen Standort installierten unsere Experten Netzwerktechnik, die sich nahtlos in die Infrastruktur des Standortes sowie die internen Prozesse der WVH integriert. So wurde die Wohnungsgesellschaft mit modernster Technik an die axilaris Rechenzentren angebunden – sorglos und sicher aus einer Hand.

Ein weiterer Punkt auf der Agenda betraf die Neustrukturierung des Berechtigungskonzeptes, die Übernahme der Unternehmensdaten sowie die Migration und Integration der wohnungswirtschaftlichen Anwendungen. Geänderte Projektanforderungen während der Umsetzungsphase wurden agil und flexibel aufgenommen und umgesetzt.

 

Damit ist die WVH jetzt IT-seitig maximal flexibel aufgestellt und kann Ressourcen und Rechenleistung in den axilaris Rechenzentren mühelos skalieren. axilaris betreut dabei sämtliche Betriebsprozesse der Unternehmens-IT wie Backups, Patchmanagement sowie Wartung und Pflege der virtuellen Serverlandschaft. Und das alles passiert zentral im Hintergrund, sodass sich die WVH voll und ganz auf ihr Kerngeschäft fokussieren kann.

Welche Vorteile hat die WVH mit der individuellen IT-Lösung von axilaris?

  • Modernisierte, auf bestehende interne WVH-Prozesse zugeschnittene IT-Infrastruktur
  • Zukunftssichere Aufstellung der IT
  • Nahezu unbegrenzt skalierbare IT-Ressourcen
  • Nahtlose Integration wohnungswirtschaftlicher Softwarelösungen
  • Deutliche Steigerung der Verfügbarkeitsklasse der IT-Infrastruktur
  • Per SLA garantierte IT-Verfügbarkeit
  • IT-Sicherheit auf Bankenniveau
  • Entlastung bei sämtlichen Betriebsprozessen
  • Einfache Standortvernetzung

 

Welche Hürden mussten im Prozess bewältigt werden?

Es war essenziell auf Seiten des Kunden ein Verständnis für die unterschiedlichen Angebote und Leistungen der einzelnen Anbieter zu schaffen und eben diese Angebote vergleichbar zu machen, sodass die WVH letztlich fundiert entscheiden konnte, welches Angebot für sie am attraktivsten ist.

Hier standen unsere Expert:innen zur Seite und berieten umfassend. Dank dieses intensiven Austauschs konnte man sich gemeinsam sowohl inhaltlich als auch preislich annähern und somit schlussendlich auf eine äußerst zufriedenstellende sowie erfolgreiche Zusammenarbeit für beide Seiten zurückblicken.  

 

axilaris hat uns nicht nur während des Migrations-Prozesses professionell begleitet, sondern bereits im Vorfeld umfassend und kundennah beraten. Die Umsetzung lief reibungslos und schnell und auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen äußerst flexibel. Jetzt profitieren wir von den modernen Systemen sowie der professionellen Betreuung und fühlen uns damit bestens aufgestellt für die Zukunft.

 

Nicole Fiebig Digitalisierung & Prozessorganisation bei der WVH Wohnungsbau- und Wohnungsverwaltungsgesellschaft Heidenau mbH

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